PIF für Parfum erstellen: Teile, Anlagen und Aufbewahrung

Prüft eine Behörde dein Parfum, will sie zuerst eine Akte sehen: die Produktinformationsdatei, kurz PIF, die du nach Art. 11 der EU-Kosmetikverordnung führen musst. Die Akte belegt, dass dein Produkt sicher und rechtskonform ist. Du reichst sie nicht ein, musst sie aber jederzeit vorlegen können. Dieser Beitrag zeigt, aus welchen Teilen sie besteht, was bei Parfum hineingehört und wie du sie ablegst.

Was die PIF ist und wer sie führt

Die verantwortliche Person führt die PIF, sobald ein kosmetisches Mittel in Verkehr gebracht wird (Art. 11 Abs. 1). Aufbewahren muss sie die Akte zehn Jahre lang, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem die letzte Charge in Verkehr gebracht wurde. Verkaufst du die letzte Charge eines Dufts im Dezember 2027, läuft die Frist bis Dezember 2037.

Die PIF ist etwas anderes als die CPNP-Meldung. Die Meldung ist eine kurze Online-Angabe an die EU, die PIF bleibt bei dir und wird nur bei einer Kontrolle angefordert. Die Behörden der Länder prüfen im Rahmen der Marktkontrolle in angemessenem Umfang anhand der Produktinformationsdateien (Art. 22).

Die fünf Pflichtteile im Überblick

Alle Angaben werden bei Bedarf aktualisiert. Die Verordnung nennt dazu nur diese fünf Inhalte; wie du sie ordnest, entscheidest du selbst.

Produktbeschreibung und Sicherheitsbericht

Für Teil 1 verlangt das Gesetz nur, dass die Beschreibung die Datei eindeutig dem Produkt zuordnet. Bewährt hat sich diese Liste:

• Produktname exakt wie auf dem Etikett
• Produktart, zum Beispiel Parfum, Eau de Parfum oder Eau de Toilette
• Bezeichnung oder Code des Parfumöls und die Version der Rezeptur
• Füllmengen, Flakon, Pumpe und Karton
• Zielgruppe und verantwortliche Person
• Hersteller, Herstellungsort und Schema der Chargennummer

Die Rezepturversion ist wichtig: Ändert sich die Rezeptur, musst du die betroffenen Teile der PIF mit einer neuen Version nachziehen, nicht nur das Etikett.

Teil 2, der Sicherheitsbericht, ist nach den Leitlinien der Kommission das wichtigste Element der PIF. Ohne unterschriebenen Teil B darfst du das Parfum nicht verkaufen. Inhalt und Ablauf erklärt der Beitrag CPSR für Parfum.

Herstellung und GMP-Erklärung

Hier beschreibst du, wie das Parfum entsteht: Wiegen und Mischen von Parfumöl, Alkohol und Wasser, Reifung, gegebenenfalls Kältestabilisierung und Filtration, Abfüllung, Verschließen, Kennzeichnen und Freigabe der Charge. Dazu kommt die Erklärung, dass nach guter Herstellungspraxis (GMP) gearbeitet wird.

Rechtlich gilt: Die Herstellung muss nach guter Herstellungspraxis erfolgen (Art. 8 Abs. 1). Die Einhaltung wird vermutet, wenn nach der einschlägigen harmonisierten Norm hergestellt wird. Für Kosmetik ist das die EN ISO 22716. Ein Zertifikat einer Zertifizierungsstelle ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, die Erklärung musst du bei einer Kontrolle aber belegen können. Lässt du das Parfum von einem Lohnhersteller fertigen, brauchst du von ihm die Herstellungsbeschreibung und die GMP-Erklärung. Mehr dazu im Beitrag GMP nach ISO 22716.

Parfumfabrik arbeitet GMP-orientiert nach ISO 22716; ein Zertifikat führen wir auf, sobald es vorliegt. Kläre bei jedem Hersteller, wie lange Chargenunterlagen und Rückstellmuster aufbewahrt werden. Bei Parfumfabrik ist jede Charge dokumentiert, Rückstellmuster archivieren wir fünf Jahre. Die Aufbewahrungsfrist der PIF beträgt dagegen zehn Jahre.

Wirkungsnachweis und Tierversuche

Einen Wirkungsnachweis brauchst du nur, wenn dein Produkt etwas anpreist (Art. 11 Abs. 2 Buchst. d). Aussagen dürfen keine Eigenschaften vortäuschen, die das Parfum nicht besitzt (Art. 20 Abs. 1). Die Verordnung (EU) Nr. 655/2013 nennt sechs gemeinsame Kriterien für Werbeaussagen: Rechtskonformität, Wahrhaftigkeit, Belegbarkeit, Ehrlichkeit, Lauterkeit und Entscheidungsrelevanz. Typische Aussagen bei Parfum sind „langanhaltend“, „dermatologisch getestet“ oder „tierversuchsfrei“. Jede davon braucht einen Beleg in der PIF.

Verzichtest du auf Wirkaussagen, hältst du das kurz fest: Für das Produkt werden keine Wirkaussagen gemacht, ein Nachweis ist deshalb nicht erforderlich. Mit „tierversuchsfrei“ wirbst du nur, wenn weder Hersteller noch Zulieferer Tierversuche für das Fertigprodukt, den Prototyp oder Bestandteile durchgeführt oder beauftragt haben (Art. 20 Abs. 3).

Teil 5 enthält Daten über Tierversuche, die Hersteller, Vertreiber oder Zulieferer im Zusammenhang mit der Entwicklung oder Sicherheitsbewertung des Mittels oder seiner Bestandteile durchgeführt haben, auch zur Erfüllung von Drittlandrecht (Art. 11 Abs. 2 Buchst. e). Praktisch holst du von jedem Lieferanten eine Erklärung ein: für das Parfumöl, den Alkohol und alle Zusätze. Fehlt eine Erklärung, kannst du zu diesem Teil keine belastbare Aussage machen.

Anlagen, die in die Mappe gehören

Das Gesetz zählt die Anlagen nicht einzeln auf. Je nach Produkt haben sich diese Unterlagen bewährt:

• Etikett und Verpackungsentwurf
• Rezeptur mit den Spezifikationen der Rohstoffe
• Allergenliste, IFRA-Bescheinigung und Sicherheitsdatenblatt des Parfumöls
• Stabilitätsbericht, der die angegebene Haltbarkeit trägt
• Angaben zu Flakon, Pumpe und Dichtung
• Nachweis der CPNP-Meldung
• schriftliches Mandat, wenn die verantwortliche Person nicht der Hersteller ist
• Qualifikationsnachweis der Sicherheitsbewerterin oder des Sicherheitsbewerters
• Verfahren für Beschwerden und die Meldung ernster unerwünschter Wirkungen (Art. 23)
• Auskunft für die Öffentlichkeit nach Art. 21: Bei Duftstoffen genügen Name, Code und Lieferant der Zusammensetzung
• Nachweis der Anzeige des Herstellungsorts bei der Landesbehörde, wenn du in Deutschland herstellst (§ 3 Kosmetik-Verordnung)

Aufbewahrung, Sprache und Aktualisierung

Die PIF muss an der Anschrift der verantwortlichen Person liegen, die auf dem Etikett steht, in elektronischer oder anderer Form. Die Behörde muss sie leicht zugänglich finden und die Angaben leicht verstehen können (Art. 11 Abs. 3). Eine bestimmte Sprache schreibt das Gesetz nicht vor. Deutsch oder Englisch sind naheliegend; im Zweifel fragst du die zuständige Landesbehörde.

Die PIF ist kein fertiges Dokument. Du aktualisierst sie, wenn sich Folgendes ändert:

• Rezeptur, Lieferant oder Rohstoffspezifikation
• Flakon, Pumpe oder Dichtung
• Verwendungszweck, Zielgruppe oder Aussagen auf dem Etikett
• die Rechtslage, zum Beispiel durch die erweiterte Duftallergen-Kennzeichnung
• gemeldete Beschwerden oder unerwünschte Wirkungen

Führe jede Version mit Datum, damit du bei einer Kontrolle nachweisen kannst, welcher Stand zu welcher Charge gehört.

In fünf Schritten zur PIF

1. Rezeptur festlegen und eine Versionsnummer vergeben.
2. Unterlagen des Duftlieferanten einholen: Sicherheitsdatenblatt, Allergenliste, IFRA-Bescheinigung und Erklärung zu Tierversuchen.
3. Sicherheitsbewertung beauftragen und den unterschriebenen Bericht ablegen.
4. Herstellungsbeschreibung, GMP-Erklärung, Aussagen und Tierversuchserklärung zusammenstellen.
5. Etikett prüfen, im CPNP melden und alles in einer versionierten Mappe ablegen.

Hilfe von Parfumfabrik

Wir stellen die Parfumöle selbst her. Zu jedem Öl gibt es Sicherheitsdatenblatt, IFRA-Bescheinigung und Allergenliste. Unser PIF-Assistent (Prototyp) ordnet deine Angaben, rechnet nach und erstellt Entwürfe für die Unterlagen. Die Sicherheitsbewertung Teil B prüft und unterschreibt eine qualifizierte Fachperson, die CPNP-Meldung nimmst du selbst im EU-Portal vor und bekommst dafür ein Datenblatt. Der Assistent ersetzt keine Rechtsberatung.

Typische Lücken

• Die PIF liegt nur als lose Sammlung von E-Mail-Anhängen vor.
• Es fehlen Erklärungen zu Tierversuchen für einzelne Rohstoffe.
• Aussagen wie „dermatologisch getestet“ stehen auf dem Etikett, aber es gibt keine Studie.
• Die PIF beschreibt eine ältere Rezepturversion als die produzierte.
• Die Unterlagen liegen beim Lohnhersteller, und du kommst bei einer Kontrolle nicht schnell genug heran.

Kurz zusammengefasst

• Die PIF ist Pflicht für jedes Parfum und wird von der verantwortlichen Person geführt (Art. 11).
• Die PIF hat fünf Pflichtteile: Produktbeschreibung, Sicherheitsbericht, Herstellung mit GMP-Erklärung, Wirkungsnachweis und Tierversuchsdaten.
• Du bewahrst sie zehn Jahre ab dem Inverkehrbringen der letzten Charge auf, an der Anschrift vom Etikett.
• Bei jeder Änderung von Rezeptur, Aussagen oder Rechtslage wird die PIF aktualisiert.
• Ohne unterschriebenen Teil B des Sicherheitsberichts ist die PIF nicht vollständig.

Dein nächster Schritt: Hole dir die Dokumente zu deinem Duft und lege die Mappe an. Weitere Pflichten rund um die Zulassung findest du unter Recht und Zulassung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: 14. Oktober 2026.