CPNP-Meldung für Parfum: Schritt für Schritt erklärt

Bevor dein Parfum in den Handel geht, meldest du es online bei der EU an: Das ist die CPNP-Meldung. CPNP steht für Cosmetic Products Notification Portal. Die Pflicht ergibt sich aus Art. 13 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009, die Meldung nimmt die verantwortliche Person vor. Dieser Beitrag führt dich durch Zugang, Pflichtangaben, Rahmenrezeptur und Etikett-Upload.

Was die CPNP-Meldung bedeutet

Du meldest einmal im Portal der Europäischen Kommission. Danach ist keine weitere Meldung in den einzelnen EU-Ländern nötig. Die Kommission stellt die Angaben den zuständigen Behörden für die Marktüberwachung zur Verfügung und den Giftnotrufzentralen für die medizinische Behandlung in Notfällen (Art. 13 Abs. 5 und 6).

Wichtig: Die Meldung ist keine Zulassung. Das Handbuch der Kommission hält ausdrücklich fest, dass eine erfolgreiche Meldung nicht bedeutet, dass das Produkt alle Anforderungen der Verordnung erfüllt. Sicherheitsbericht, Produktinformationsdatei und Etikett musst du trotzdem selbst in Ordnung bringen.

Zum Zeitpunkt: Die Angaben nach Art. 13 Abs. 1 meldest du vor dem Inverkehrbringen. Das Etikett und ein Foto der Verpackung kommen dazu, sobald das Produkt in Verkehr gebracht wird (Abs. 2). Wer nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig meldet, handelt in Deutschland ordnungswidrig (§ 9 Kosmetik-Verordnung).

Was du melden musst

Art. 13 Abs. 1 nennt die Angaben, die du im Portal machst. Bei einem alkoholbasierten Parfum sieht das so aus:

Vorbereitung: der Zugang zum Portal

Den Zugang richtest du in zwei Schritten ein. Zuerst legst du ein EU-Login-Konto an, danach registrierst du dich im Autorisierungssystem SAAS der Kommission und legst dort deine Firma als Organisation an. Wer die Organisation anlegt, wird automatisch lokale Administratorin oder lokaler Administrator. Erst mit diesem Zugang öffnet sich das CPNP. Ändern sich später Name oder Land der Organisation, verlangt das Portal eine Begründung.

Das solltest du vor der Meldung bereithalten

Mit diesen Unterlagen und Angaben sparst du dir Unterbrechungen im Portal:

• den Produktnamen genau so, wie er auf dem Etikett steht
• Name, Anschrift und Kontaktdaten der verantwortlichen Person sowie eine Kontaktperson mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• die endgültige Rezeptur mit Ethanolanteil in Gewichtsprozent: Das Portal erwartet % w/w, ohne dass du das Symbol mit eingibst; gerundet wird auf ganze Zahlen, ein Wert unter 1 % darf als 1 angegeben werden
• die englische Zahlenschreibweise bei Dezimalwerten, also 0.3 statt 0,3
• die Information, ob Nanomaterialien oder CMR-Stoffe der Kategorien 1A und 1B enthalten sind (laut Sicherheitsdatenblatt und Rezeptur des Duftlieferanten)
• das fertige Etikett und ein lesbares Foto der Verpackung als PDF oder Bild

Je nach Kategorie fragt das Portal weitere bedenkliche Stoffe ab, zum Beispiel bestimmte Lösemittel. Die Regeln dazu stehen im Anhang des Kommissions-Handbuchs. Bei Fragen zu einzelnen Stoffen hilft dir die Sicherheitsbewerterin oder der Sicherheitsbewerter.

Schritt für Schritt zur Meldung

1. Produkt anlegen: Wähle im Menü „Notify a product“ ein Einzelprodukt. Ein Flakon im Umkarton gilt als ein Produkt mit Umverpackung.
2. Namen eintragen: Der Name besteht aus Marke, Produktlinie und genauer Bezeichnung einschließlich der Funktion, zum Beispiel „Beispielmarke Küstenlicht Eau de Parfum“. Behörden und Notfallstellen suchen über diesen Namen.
3. Allgemeine Angaben machen: Kontaktperson, Land des Inverkehrbringens, Import ja oder nein, ob das Produkt speziell für Kinder unter drei Jahren bestimmt ist, Nanomaterialien und CMR-Stoffe.
4. Kategorie wählen: Du wählst drei Ebenen aus der Kategorienliste, die du im Portal unter „Useful links“ findest, und den Aggregatzustand. Bei Parfum ist das flüssig.
5. Rezeptur melden: Du entscheidest, ob du mit der Rahmenrezeptur, mit genauen Konzentrationen oder mit Konzentrationsspannen meldest. Den Ethanolanteil gibst du bei jedem Produkt an.
6. Etikett und Verpackung hochladen: Das passiert, wenn das Produkt in Verkehr kommt (Details im Abschnitt unten).
7. Speichern oder melden: Mit „Save as draft“ sicherst du unvollständige Angaben, mit „Notify“ meldest du. Danach lässt sich die Meldung nicht mehr löschen, nur noch aktualisieren.

Die Rahmenrezeptur für Parfum

Für Parfum gibt es eine vorgegebene Rahmenrezeptur, im Handbuch unter der Nummer 8.1 „Perfume“ geführt. Du darfst sie nur wählen, wenn deine gesamte Zusammensetzung innerhalb ihrer Höchstwerte liegt. Nach dem Handbuch der Kommission (Stand 2012) gelten diese Obergrenzen in Gewichtsprozent: Ethanol 98, Parfum 40, Weichmacher und Feuchthaltemittel 10, Emulgatoren 2, UV-Filter 2, Verdicker 2, Farbstoffe 1, zusätzliche Bestandteile 1 und Antioxidantien 0,5; Wasser füllt auf 100 % auf. Prüfe die aktuelle Fassung im Portal, bevor du dich auf diese Werte verlässt.

Ein Eau de Parfum mit 15 % Duftanteil, Alkohol und Wasser liegt klar im Rahmen. Überschreitet ein Wert den Höchstwert oder kommt ein Bestandteil vor, den die Rahmenrezeptur nicht abdeckt, wählst du „Exact concentrations“ oder „Concentration ranges“ und gibst die Zusammensetzung genauer an.

Etikett und Foto hochladen

• Hochgeladen wird das Etikett so, wie es in den Verkehr kommt, mit allen Pflichtangaben nach Art. 19. Dazu kommt ein Foto der Verpackung, wenn es ausreichend lesbar ist.
• Steckt das Parfum in einem Umkarton, lädst du das Etikett des Kartons hoch. Das Etikett des Flakons ist optional.
• Gilt die Meldung für mehrere Füllmengen, wählst du die Packung, auf der das Etikett am deutlichsten lesbar ist, meist die größte.
• Alle angehängten Dateien zusammen dürfen höchstens 2 MB groß sein.
• Stehen Pflichtangaben auf einem Beipackzettel oder Anhänger, gehört auch dieser in die Meldung.

Was auf das Etikett gehört, erklärt die Checkliste im Beitrag Parfum-Etikett: Pflichtangaben.

Wann du die Meldung aktualisierst

Ändert sich eine gemeldete Angabe, sorgst du unverzüglich für die Aktualisierung (Art. 13 Abs. 7). Das betrifft zum Beispiel den Namen, die verantwortliche Person oder die Zusammensetzung. Beim Ethanol gilt laut Handbuch eine feste Schwelle: Eine Aktualisierung ist nötig, wenn sich der Gehalt um mehr als 5 Prozentpunkte ändert, solange der frühere Wert unter 30 % lag, und um mehr als 10 Prozentpunkte, wenn er bei 30 % oder darüber lag.

Ein Beispiel: Hast du 80 % Ethanol gemeldet, löst erst eine Änderung auf über 90 % oder unter 70 % eine Aktualisierung aus. Ziehst du die Meldung bei jeder Rezepturänderung ohnehin nach, bist du auf der sicheren Seite. Gleichzeitig aktualisierst du den Sicherheitsbericht und die PIF.

Mehrere Düfte und mehrere Größen

Mehrere Füllmengen desselben Produkts kannst du in einer Meldung zusammenfassen. Mehrere Düfte einer Linie meldest du nur gemeinsam, wenn alle gemeldeten Angaben für jeden Duft vollständig zutreffen; das Portal nennt solche Varianten „Shades“. Weicht die Rezeptur ab, meldest du getrennt.

Typische Fehler

• Die Meldung erfolgt erst nach dem Verkaufsstart statt davor.
• Der Name nennt weder Marke noch Funktion, sodass Notfallstellen das Produkt nicht finden.
• Die Rahmenrezeptur wird gewählt, obwohl ein Wert über dem Höchstwert liegt.
• Das hochgeladene Etikett weicht vom gedruckten ab.
• Nach einer Rezepturänderung bleibt die Meldung unverändert.
• Die Organisation im Portal ist auf einen Dienstleister statt auf die verantwortliche Person angelegt.

Kurz zusammengefasst

• Die CPNP-Meldung ist Pflicht vor dem Inverkehrbringen (Art. 13) und wird von der verantwortlichen Person vorgenommen.
• Die Meldung ist keine Zulassung und ersetzt weder Sicherheitsbericht noch PIF.
• Du brauchst ein EU-Login-Konto und eine Organisation im System SAAS.
• Für Parfum gibt es eine Rahmenrezeptur; liegt etwas außerhalb, meldest du mit genauen Werten.
• Etikett und Verpackungsfoto lädst du beim Inverkehrbringen hoch, alle Dateien zusammen höchstens 2 MB.
• Bei Änderungen aktualisierst du die Meldung unverzüglich.

So geht es weiter: Kläre zuerst, wer bei dir die verantwortliche Person ist, denn nur sie meldet. Der PIF-Assistent (Prototyp) liefert dir die Angaben als Datenblatt zum Übernehmen, die Meldung im Portal machst du selbst. Wie die Meldung in die Gesamtakte passt, zeigt der Beitrag zur Produktinformationsdatei. Weitere Pflichten findest du unter Recht und Zulassung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: 14. Oktober 2026.