Verantwortliche Person für Kosmetik: Pflichten und Haftung
Jedes Parfum in der EU braucht eine verantwortliche Person. Das sind ihre Pflichten, so haftet sie, und so ist es bei eigener Marke und Lohnabfüllung.
Für: Einsteiger, Marke und Hersteller
Inhalt (9)
Auf jedem Parfumetikett in der EU steht die Anschrift einer verantwortlichen Person, in der Praxis oft RP für „Responsible Person“ genannt. Ohne diese Rolle darf kein Parfum verkauft werden, und die Person steht gerade, wenn etwas nicht stimmt. Wenn du eine eigene Duftmarke aufbaust, bist du diese Person meist selbst. Hier liest du, wer die Rolle übernehmen kann, welche Pflichten dazugehören und wofür du haftest.
Was die verantwortliche Person ist
Nach Art. 4 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 dürfen nur kosmetische Mittel in Verkehr gebracht werden, für die eine juristische oder natürliche Person innerhalb der Union als verantwortliche Person benannt ist. Die verantwortliche Person gewährleistet für jedes in Verkehr gebrachte Mittel die Einhaltung der Pflichten der Verordnung (Art. 4 Abs. 2).
Die Verordnung nennt für die verantwortliche Person selbst keine Berufsqualifikation. Fachlich qualifiziert sein muss dagegen die Person, die den Sicherheitsbericht bewertet, mehr dazu im Beitrag CPSR für Parfum.
Wer die Rolle übernimmt
| Fall | Verantwortliche Person | Grundlage |
|---|---|---|
| Du lässt ein Parfum entwickeln oder herstellen und verkaufst es unter deinem Namen oder deiner Marke; dein Sitz ist in der EU | Du selbst als Hersteller im Sinne der Verordnung. Du kannst per schriftlichem Mandat eine andere Person in der EU benennen, die schriftlich annimmt. | Art. 2 Abs. 1 Buchst. d, Art. 4 Abs. 3 |
| Der Hersteller sitzt außerhalb der EU, das Produkt wird in der EU hergestellt | Eine Person in der EU, per schriftlichem Mandat benannt | Art. 4 Abs. 4 |
| Das Produkt wird aus einem Land außerhalb der EU eingeführt | Der Importeur; er kann per Mandat eine Person in der EU benennen | Art. 4 Abs. 5 |
| Du vertreibst als Händler ein fertiges Produkt unter deinem eigenen Namen und deiner eigenen Marke oder veränderst es so, dass die Konformität berührt sein kann | Du selbst als Händler; die bloße Übersetzung von Informationen zählt nicht als Änderung | Art. 4 Abs. 6 |
Ein Sitz außerhalb der EU genügt für die Rolle nicht. Hat deine Firma ihren Sitz zum Beispiel in Großbritannien, der Schweiz oder den USA, brauchst du für den EU-Markt eine Person in der EU, die das Mandat schriftlich annimmt.
Wenn du abfüllen lässt: Wer ist dann Hersteller?
Oft wird angenommen, die Rolle liege beim Betrieb, der das Parfum abfüllt. Die Verordnung sieht das anders. Als „Hersteller“ gilt nach Art. 2 Abs. 1 Buchst. d jede Person, die ein kosmetisches Mittel herstellt oder entwickeln oder herstellen lässt und es unter ihrem eigenen Namen oder ihrer eigenen Marke in Verkehr bringt. Lässt du also bei einem Lohnhersteller füllen und verkaufst unter deiner Marke, giltst du als Hersteller. Die Rolle liegt dann bei dir, sofern du sie nicht per Mandat überträgst.
Eine Übertragung geht nur mit schriftlichem Mandat und schriftlicher Annahme, und auf dem Etikett steht dann die Anschrift der Person, die die Rolle trägt. Ob ein Lohnhersteller oder Dienstleister die Rolle übernimmt, ist Vertragssache; nicht jeder tut es. Welche Rolle wir bei einer Lohnabfüllung übernehmen, legen wir vor dem Auftrag schriftlich fest.
Die Pflichten nach Art. 5
Art. 5 Abs. 1 listet auf, wofür die verantwortliche Person sorgt. Für ein Parfum heißt das in der Praxis:
| Pflicht | Grundlage | Bei Parfum |
|---|---|---|
| Sicheres Produkt | Art. 3 | Das Parfum ist bei vorhersehbarem Gebrauch sicher |
| Gute Herstellungspraxis | Art. 8 | Herstellung nach GMP, belegt in der PIF |
| Sicherheitsbewertung | Art. 10 | Unterschriebener CPSR vor dem Verkauf |
| Produktinformationsdatei | Art. 11 | Führen und zehn Jahre aufbewahren |
| Meldung im CPNP | Art. 13 | Vor dem Inverkehrbringen melden, bei Änderung aktualisieren |
| Verbotene und beschränkte Stoffe | Art. 14 bis 17 | Rezeptur gegen die Anhänge II bis VI prüfen |
| Tierversuche | Art. 18 | Keine verbotenen Tierversuche, Daten in der PIF |
| Kennzeichnung | Art. 19 Abs. 1, 2 und 5 | Pflichtangaben auf Flakon und Verpackung |
| Werbeaussagen | Art. 20 | Nur belegbare Aussagen |
| Auskunft für die Öffentlichkeit | Art. 21 | Angaben zur Zusammensetzung und zu unerwünschten Wirkungen zugänglich machen |
| Meldung ernster unerwünschter Wirkungen | Art. 23 | Unverzüglich an die zuständige Behörde |
| Angaben über Stoffe | Art. 24 | Auf begründetes Verlangen Liste der Produkte mit einem Stoff vorlegen |
Dazu kommt Art. 5 Abs. 2 und 3: Hast du Grund zur Annahme, dass ein Produkt nicht der Verordnung entspricht, ergreifst du unverzüglich Korrekturmaßnahmen, nimmst es vom Markt oder rufst es zurück. Geht von dem Produkt ein Risiko für die Gesundheit aus, informierst du die zuständigen Behörden. Auf Verlangen arbeitest du mit den Behörden zusammen und gibst alle Unterlagen in einer Sprache heraus, die sie leicht verstehen.
Haftung und Sanktionen
Die Haftung hat drei Ebenen.
- Behördliche Folgen: Die Mitgliedstaaten legen Sanktionen fest, die wirksam, verhältnismäßig und abschreckend sein müssen (Art. 37). In Deutschland regeln § 8 und § 9 der Kosmetik-Verordnung, was Straftat und was Ordnungswidrigkeit ist. Eine Straftat kann es sein, wenn du nicht sicherstellst, dass Sicherheitsbewertung und Sicherheitsbericht vorliegen, oder wenn du verbotene Stoffe verwendest. Ordnungswidrig handelt unter anderem, wer die PIF nicht führt, die CPNP-Meldung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig macht, Kennzeichnungspflichten verletzt oder ernste unerwünschte Wirkungen nicht meldet.
- Zivilrechtliche Haftung: Wird ein Mensch durch ein fehlerhaftes Produkt verletzt, haftet der Hersteller nach dem Produkthaftungsgesetz. Dazu zählt auch, wer sich durch das Anbringen seines Namens oder seiner Marke als Hersteller ausgibt (§ 4 Abs. 1 Produkthaftungsgesetz).
- Vertragliche Weitergabe: Fehler eines Lieferanten, etwa eine unvollständige Allergenliste, entlasten dich nach außen nicht. Im Verhältnis zum Lieferanten kannst du Ansprüche vertraglich regeln.
Prüfe deshalb mit deiner Versicherung, ob deine Produkthaftpflicht Kosmetik und Parfum abdeckt, und lass Verträge zur Rollen- und Haftungsverteilung rechtlich prüfen.
Das Mandat: Was hineingehört
Überträgst du die Rolle oder übernimmst du sie für jemand anderen, brauchst du ein schriftliches Mandat, das die andere Seite schriftlich annimmt. Das Gesetz schreibt keinen Mustertext vor. Sinnvoll sind diese Punkte:
- welche Produkte und welche Pflichten erfasst sind, etwa PIF, CPNP-Meldung und Beschwerdemanagement
- wer Zugriff auf Rezeptur, Sicherheitsbericht und Herstellungsunterlagen hat
- wer die Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt und was bei einem Wechsel passiert
- wer Beschwerden entgegennimmt und ernste unerwünschte Wirkungen meldet
- wer bei Rückrufen entscheidet und die Kosten trägt
- Laufzeit und Kündigung, damit die Anschrift auf dem Etikett nicht plötzlich ins Leere läuft
Häufige Missverständnisse
- „Der Lohnhersteller ist automatisch zuständig.“ Falsch. Wer unter eigener Marke verkauft, gilt als Hersteller. Die Rolle wechselt nur mit schriftlichem Mandat und schriftlicher Annahme.
- „Mit der CPNP-Meldung bin ich fertig.“ Nicht ganz. Die Meldung ist keine Zulassung, und Sicherheitsbericht, PIF und Etikett bleiben deine Aufgabe.
- „Das IFRA-Zertifikat des Öls genügt.“ Es ist eine Grundlage für den Sicherheitsbericht, ersetzt ihn aber nicht.
- „Ich sitze in der Schweiz oder in Großbritannien, das reicht.“ Für den EU-Markt brauchst du trotzdem eine benannte Person in der EU.
- „Ich bin nur Händler.“ Verkaufst du ein fremdes Produkt unter deinem Namen und deiner Marke, bist du verantwortliche Person (Art. 4 Abs. 6).
Deine Checkliste für den Start
- Prüfe, ob dein Unternehmen seinen Sitz in der EU hat. Wenn nein, benenne eine Person in der EU per Mandat.
- Lege fest, wer die verantwortliche Person ist, und halte Mandat und Annahme schriftlich fest.
- Lege eine Anschrift fest, unter der die Produktinformationsdatei bereitliegt; sie kommt aufs Etikett.
- Richte den Zugang zum CPNP für die verantwortliche Person ein.
- Beauftrage den Sicherheitsbericht und stelle die Produktinformationsdatei zusammen.
- Zeige den Ort der Herstellung bei der zuständigen Landesbehörde an, wenn im Inland hergestellt wird (§ 3 Kosmetik-Verordnung); kläre mit dem Lohnhersteller, wer das übernimmt.
- Richte ein Verfahren für Beschwerden ein, damit du ernste unerwünschte Wirkungen unverzüglich melden kannst.
Kurz zusammengefasst
- Ohne benannte verantwortliche Person in der EU darf kein Parfum in Verkehr gebracht werden (Art. 4).
- Wer entwickeln oder herstellen lässt und unter eigenem Namen oder eigener Marke verkauft, gilt als Hersteller und trägt die Rolle.
- Eine Übertragung geht nur per schriftlichem Mandat mit schriftlicher Annahme.
- Zu den Pflichten gehören Sicherheitsbewertung, PIF, CPNP-Meldung, Kennzeichnung und die Meldung ernster unerwünschter Wirkungen.
- Fehler von Lieferanten entlasten dich nach außen nicht; regle das Innenverhältnis vertraglich.
Dein Fahrplan: Kläre die Rolle, bevor du in Produktion gehst. Wege zur eigenen Marke nach Menge findest du unter Eigene Marke, die Abfüllung unter Lohnabfüllung. Wie die Meldung im Portal abläuft, steht im Beitrag zur CPNP-Meldung, die Akte beschreibt der Beitrag zur PIF. Weitere Pflichten findest du unter Recht und Zulassung.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: 14. Oktober 2026.
