Lohnabfüllung Parfum: Ablauf von der Anfrage bis zur Lieferung

Bei einer Lohnabfüllung für Parfum mischt, füllt ab und verpackt ein Hersteller dein Parfum unter deiner Marke. Wie lange das dauert und was du wann liefern musst, entscheidet über deinen Starttermin. Dieser Beitrag führt dich durch den Ablauf von der ersten Anfrage bis zur Lieferung, zeigt die Aufgabenverteilung und nennt die Stellen, an denen Projekte typischerweise ins Stocken geraten.

Was eine Lohnabfüllung umfasst

Parfumfabrik produziert Parfumöle und Parfum selbst. Bei der Lohnabfüllung bekommst du daraus dein Parfum in deinen Flakons, mit deinem Etikett und in deiner Verpackung. Dazu gehören:

• Mischen und Filtrieren der Rezeptur
• Abfüllen und Verschließen
• Etikett oder UV-Direktdruck, gedruckt in der eigenen Druckerei
• Kartonage wie Faltschachtel, Magnetbox, Stülpkarton oder Beilegekarte
• Chargenprotokoll mit Chargennummer
• Versand an dich

Nicht dazu gehört automatisch die Rolle der Verantwortlichen Person. Wer ein Parfum unter eigenem Namen verkauft, trägt in der EU die Pflichten dafür. Ob wir diese Rolle für dich übernehmen, klären wir im Angebot.

Das brauchst du vor der Anfrage

Je genauer deine Anfrage ist, desto schneller kommt ein belastbares Angebot. Halte diese Angaben bereit:

• Menge pro Duft: Lohnabfüllung gibt es ab 500 Stück pro Duft. Für kleinere Auflagen gibt es die Kleinserie im Konfigurator ab 20 Stück. Welcher Weg zu welcher Menge passt, zeigt der Beitrag Private Label Parfum: Welcher Weg passt?.
• Duft: eine Nummer aus dem Sortiment, eine neu entwickelte Rezeptur oder deine eigene. Wie du einen Duft beschreibst, steht im Beitrag Duftentwicklung: Briefing.
• Flakon: Größe, Glas und Verschluss, oder deine eigenen Flakons als Beistellung.
• Verpackung: Etikett oder Direktdruck, Karton ja oder nein.
• Zieltermin: Bis wann soll die Ware bei dir sein?
• Firmendaten: Das Angebot richtet sich nur an Unternehmen.

Der Ablauf in acht Schritten

1. Anfrage: Du schilderst Projekt, Menge und Zieltermin und bekommst ein Angebot.
2. Duft und Rezeptur: Du wählst aus dem Sortiment, entwickelst gemeinsam mit uns oder reichst deine eigene Rezeptur ein.
3. Verpackung und Druck: Du schickst die Druckdaten, gedruckt wird in der eigenen Druckerei.
4. Muster: Du bekommst ein Vorabmuster mit Duft, Druck und Verpackung. Nach deiner schriftlichen Freigabe beginnt die Serie.
5. Sicherheitsbewertung und Dokumente: Beides läuft parallel zu den anderen Schritten.
6. Produktion und Abfüllung: Das Parfum wird abgefüllt, verschlossen und verpackt.
7. Prüfung und Chargendokumentation: Füllmenge, Verschluss und Druck werden geprüft, jede Charge wird dokumentiert.
8. Versand: EU-weit mit DHL und DPD, mit Dokumenten und Chargennummer.

Bei neuen Rezepturen kommt die Reifezeit hinzu, in der das Parfum ruht, bevor es filtriert und abgefüllt wird. Frag im Angebot nach, wie sie im Zeitplan liegt. Warum sie nötig ist, erklärt der Beitrag Parfum Reifezeit.

Zeitplan: wie lange es dauert

Als Standard planen wir mit 4 bis 6 Wochen von Briefing bis Versand. Die Einzelschritte brauchen ungefähr diese Zeit, ein Teil läuft parallel:

Eilige Projekte können in 2 bis 3 Wochen gegen Aufpreis laufen, wenn Druckdaten und Rezeptur final vorliegen. Sonderflakons und Premiumausstattung wie eigene Flakonform, Sonderlack oder Prägung brauchen 2 bis 4 Monate und gibt es ab 500 Stück.

Das Angebot prüfen

Ein Angebot ist mehr als ein Stückpreis. Lies es mit dieser Liste durch:

• Welche Schritte sind enthalten, und was bleibt bei dir?
• Für welche Menge pro Duft und welche Flakons gilt der Preis?
• Welche Termine nennt das Angebot, und ab wann laufen sie: ab Bestellung, ab Freigabe oder ab Druckfreigabe?
• Wie viele Musterrunden sind eingerechnet, und was kostet eine weitere?
• Wer übernimmt welche Rolle in der Sicherheitsbewertung und bei der CPNP-Meldung?
• Wie wird die Ware verpackt und versendet, und mit welchen Dokumenten?

Beispiel: Du willst in zwölf Wochen verkaufen

Rechne vom Verkaufsstart rückwärts und baue Puffer ein. Ein Beispielplan auf Grundlage der Richtwerte oben, keine Zusage:

Ist dein Zieltermin enger, sprich im Angebot über Express und darüber, welche Schritte parallel laufen können. Fehlt noch die Rezeptur, rechne die Zeit für Duftentwicklung und Reifung vorn dazu.

Muster und Freigabe: der Haltepunkt im Projekt

Vor der Serie bekommst du ein Muster. Erst nach deiner schriftlichen Freigabe beginnt die Produktion, und das ist der Moment, in dem Änderungen noch wenig kosten. Prüfe das Muster in Ruhe:

• Duft: auf einem Riechstreifen und auf der Haut, nach zehn Minuten, nach einer Stunde und nach mehreren Stunden.
• Druck: Farben, Schärfe, Schreibfehler, Pflichtangaben auf dem Etikett.
• Flakon und Verschluss: Sprühbild, Sitz der Pumpe, Dichtheit.
• Verpackung: Passform, Haptik, Lage der Etiketten.
• Füllmenge: Stimmt die Angabe auf dem Etikett?

Spätere Änderungen an Druck oder Rezeptur ziehen Muster, Dokumente und unter Umständen die Sicherheitsbewertung nach. Gib das Muster daher erst frei, wenn du dir bei jedem Punkt sicher bist, und lass es im Zweifel von einer zweiten Person gegenlesen, die das Etikett zum ersten Mal sieht.

Druckdaten richtig liefern

Etiketten und Kartonagen kommen aus der eigenen Druckerei. Dafür brauchen wir deine Daten als PDF/X-4 mit 300 dpi, CMYK, eingebetteten Schriften und 3 mm Beschnitt. Für UV-Direktdruck kommt eine Weiß-Ebene als Sonderfarbe mit dem Namen „White“ dazu. Wir prüfen deine Daten kostenfrei, und ohne Designer übernimmt unser Design-Service. Worauf es bei Material und Anlage der Datei ankommt, steht im Beitrag Etiketten und Kartonagen für Parfum drucken.

Sicherheitsbewertung und Dokumente: was parallel läuft

Zu jedem Öl liefern wir Sicherheitsdatenblatt, IFRA-Bescheinigung und Allergenliste. Die Sicherheitsbewertung deines fertigen Produkts, die CPSR, ist etwas anderes. Die CPSR gilt für dein Produkt mit seiner Rezeptur, externe Fachstellen erstellen sie, und die Beauftragung bleibt bei dir. Die Bewertung dauert 3 bis 5 Wochen und ist damit länger als die Produktion. Beauftrage sie, sobald die Rezeptur feststeht, und nicht erst nach der Produktion. Das Prinzip erklärt der Beitrag CPSR für Parfum.

Wer macht was

Nach der Lieferung: Dokumente und Rückstellmuster

Mit jeder Lieferung bekommst du Sicherheitsdatenblatt, IFRA-Bescheinigung, Allergenliste und das Chargenprotokoll mit Chargennummer. Ein Rückstellmuster der Charge wird fünf Jahre archiviert. Bewahre auch selbst auf, was zu deinem Produkt gehört: die freigegebenen Muster, die Druckdaten, die Rezeptur und alle Dokumente. Du brauchst sie für deine Produktinformationsdatei, für Rückfragen von Behörden und für jede Nachbestellung mit gleichem Aussehen.

Typische Verzögerungen und wie du sie vermeidest

• Druckdaten unvollständig: fehlender Beschnitt, falscher Farbraum oder nicht eingebettete Schriften. Lass die Datei vor der Abgabe prüfen.
• Rezeptur ändert sich nach dem Muster: Jede Änderung zieht Muster, Dokumente und Bewertung nach.
• CPSR zu spät beauftragt: Die Bewertung dauert länger als die Produktion und bestimmt, wann du verkaufen darfst.
• Freigabe liegt zu lange: Die Produktion startet erst mit deiner schriftlichen Freigabe.
• Eigene Flakons oder Sonderformen: Lieferzeiten Dritter und Sonderanfertigungen verlängern den Plan. Kläre sie früh.

Kurz zusammengefasst

• Lohnabfüllung beginnt bei 500 Stück pro Duft, darunter lohnt die Kleinserie im Konfigurator.
• Der Standardablauf hat acht Schritte und dauert von Briefing bis Versand etwa 4 bis 6 Wochen.
• Der wichtige Haltepunkt ist das Muster: Erst nach deiner schriftlichen Freigabe beginnt die Serie.
• Druckdaten im richtigen Format und eine früh beauftragte CPSR sparen viel Zeit.
• Kläre schon im Angebot, wer die Rolle der Verantwortlichen Person übernimmt.

Weißt du, welche Menge und welchen Duft du planst, schick uns dein Projekt über die Projektanfrage zur Lohnabfüllung. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden an Werktagen persönlich bei dir.