Parfum abfüllen lassen: Checkliste für deine Anfrage
Menge, Duft, Flakon, Verpackung, Termin: Mit dieser Checkliste und zwölf Fragen an jeden Hersteller bereitest du eine belastbare Anfrage zur Lohnabfüllung vor.
Für: Einsteiger, Marke und Hersteller
Inhalt (12)
Wer Parfum abfüllen lassen will, hat zwei Fragen: Was muss ich vorbereiten, und was muss ich den Hersteller fragen? Dieser Beitrag liefert eine Checkliste für die Anfrage und eine Fragenliste für das Gespräch mit jedem Anbieter. Er zeigt auch, was eine Lohnabfüllung leistet und was nicht: Die Pflichten für das fertige Parfum gehen nicht automatisch auf den Hersteller über.
Was bei der Lohnabfüllung passiert
Der Hersteller übernimmt die Produktion nach deinen Vorgaben. Typische Schritte sind:
- Mischen der Rezeptur und Filtrieren
- Abfüllen und Verschließen
- Etikettieren oder Direktdruck
- Verpacken im Karton
- Chargenprotokoll mit Chargennummer
- Versand an dich
Zwei Begriffe werden oft vermischt. Bei Private Label wählst du einen Duft aus dem Sortiment des Herstellers, und der Hersteller mischt, füllt ab und bedruckt alles unter deinem Namen. Bei der Lohnabfüllung mit Beistellung bringst du Rezeptur, Flakons oder Etiketten selbst mit. Den Unterschied und die Wege nach Menge zeigt der Beitrag Private Label Parfum: Welcher Weg passt zu deiner Menge?.
Was du vor der Anfrage vorbereitest
Je genauer deine Anfrage, desto schneller kommt ein belastbares Angebot. Gehe diese Punkte durch und drucke die Liste bei Bedarf aus:
Checkliste für deine Anfrage
Zwölf Fragen an den Hersteller
Stelle diese Fragen jedem Hersteller, bevor du ein Angebot annimmst. Die rechte Spalte zeigt, woran du eine Antwort erkennst, die du nachhaken solltest.
| Frage | Warum sie wichtig ist | Warnsignal |
|---|---|---|
| 1. Nach welchem Standard stellt ihr her, und gibt es einen Nachweis? | Gute Herstellungspraxis ist Teil der Produktinformationsdatei (Art. 8 und 11 der Kosmetikverordnung) | Allgemeine Zusagen ohne Nachweis |
| 2. Wie dokumentiert ihr Chargen, und gibt es Rückstellmuster? | Rückverfolgbarkeit bei Reklamationen und Rückrufen | Keine Chargennummer, keine Dokumentation |
| 3. Wie hoch ist die Mindestmenge je Duft und je Auftrag? | Sie entscheidet über Budget und Risiko | Unklar, ob die Menge je Duft oder für alles zusammen gilt |
| 4. Wie viele Musterrunden sind enthalten, und wann gebe ich frei? | Das Muster ist der Punkt, an dem Änderungen noch wenig kosten | Produktion ohne schriftliche Freigabe |
| 5. Wie sieht der Zeitplan aus, und wie lang ist die Reifezeit? | Davon hängt dein Verkaufsstart ab | Termine ohne Startbedingung, etwa ab Bestellung oder ab Freigabe |
| 6. Welche Preisbestandteile und Einmalkosten gibt es? | Ein Stückpreis allein sagt wenig | Pauschalen ohne Aufschlüsselung, Zusatzkosten erst später |
| 7. Wie geht ihr mit meiner Rezeptur um? | Die Rezeptur ist dein Wert | Keine Regelung zur Vertraulichkeit |
| 8. Wer übernimmt die Rolle der verantwortlichen Person, und gibt es ein Mandat? | Die Rolle liegt bei dir, bis du sie schriftlich überträgst | Zusage nur mündlich |
| 9. Wirkt ihr bei Sicherheitsbewertung und CPNP-Meldung mit? | Rezeptur, Rohstoffdokumente und Herstellungsangaben werden gebraucht | Keine Unterlagen zu den Rohstoffen |
| 10. Wie versendet ihr Parfum mit Alkohol? | Gefahrgutregeln beeinflussen Verpackung und Kosten | Keine Angaben zum Versandweg |
| 11. Welche Angaben liefert ihr für das Verpackungsregister? | Du brauchst das Gewicht je Verpackungsbauteil | Keine Antwort |
| 12. Wie ist die Haftung bei Mängeln geregelt? | Sie legt fest, wer bei Abfüllfehlern einsteht | Haftung pauschal ausgeschlossen |
Wer macht was
Die Aufgaben sind je nach Anbieter verschieden verteilt. Diese Aufteilung ist ein üblicher Rahmen, den du im Angebot prüfst:
| Aufgabe | Hersteller | Du |
|---|---|---|
| Duft und Rezeptur | Auswahl aus dem Sortiment oder Entwicklung nach deinem Briefing | Beschreibung, Auswahl, Freigabe |
| Flakon und Verschluss | Standardflakons oder Prüfung deiner Flakons | Modell wählen oder eigene Flakons mitbringen |
| Etikett und Karton | Druck, wenn angeboten | Design, Druckdaten und Pflichtangaben |
| Mischen, Abfüllen, Verpacken | Produktion nach GMP, Chargenprotokoll | Muster freigeben |
| Sicherheitsbewertung (CPSR) | Rohstoffdokumente und Herstellungsangaben liefern | Bewertung beauftragen, falls nicht anders vereinbart |
| Verantwortliche Person und CPNP-Meldung | Nur, wenn schriftlich vereinbart | Rolle tragen oder per Mandat übertragen |
| Verkauf und Werbung | Nein | Auftritt, Preise, Werbeaussagen |
Die Pflichten gehen nicht mit
Wer ein Parfum herstellen lässt und unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt, gilt nach Art. 2 Abs. 1 Buchst. d der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 als Hersteller. Die Rolle der verantwortlichen Person liegt dann bei dir, sofern du sie nicht per schriftlichem Mandat überträgst, das die andere Seite schriftlich annimmt (Art. 4). Zu den Pflichten gehören die Sicherheitsbewertung (Art. 10), die Produktinformationsdatei (Art. 11), die Meldung im CPNP vor dem Inverkehrbringen (Art. 13) und das Etikett mit den Pflichtangaben (Art. 19).
In Deutschland kommen zwei Punkte dazu. Wird im Inland hergestellt, ist der Herstellungsort vor dem Inverkehrbringen bei der zuständigen Landesbehörde anzuzeigen (§ 3 Kosmetik-Verordnung); kläre, wer das übernimmt. Und mehrere Pflichtangaben müssen auf Deutsch auf dem Produkt stehen (§ 4 Kosmetik-Verordnung). Die Einzelheiten stehen in den Beiträgen Verantwortliche Person, CPSR, PIF, CPNP-Meldung und Pflichtangaben auf dem Etikett.
Das Angebot prüfen
Ein Angebot ist mehr als ein Stückpreis. Lies es mit dieser Liste durch:
- Welche Schritte sind enthalten, und was bleibt bei dir?
- Für welche Menge pro Duft und für welche Flakons gilt der Preis?
- Ab wann laufen die Termine: ab Bestellung, ab Freigabe oder ab Druckfreigabe?
- Wie viele Musterrunden sind eingerechnet, und was kostet eine weitere?
- Wer übernimmt welche Rolle bei Sicherheitsbewertung, verantwortlicher Person und CPNP-Meldung?
- Wie wird die Ware verpackt und versendet, und mit welchen Dokumenten?
Typische Fehler
- Die Sicherheitsbewertung wird zu spät beauftragt und bestimmt dann den Starttermin.
- Die Rezeptur ändert sich nach dem Muster, und Unterlagen müssen neu erstellt werden.
- Druckdaten sind unvollständig oder haben das falsche Format.
- Die Freigabe ist nicht schriftlich, und später sind Änderungen strittig.
- Der Flakon wird nicht mit dem echten Parfum auf Dichtigkeit geprüft.
- Die Pflichtangaben werden erst am Ende ans Etikett gebracht.
Was Parfumfabrik bietet
Lohnabfüllung gibt es ab 500 Stück pro Duft, für kleinere Auflagen die Kleinserie im Konfigurator ab 20 Stück. Etiketten und Kartons kommen aus der eigenen Druckerei. Als Standard planen wir mit 4 bis 6 Wochen von Briefing bis Versand. Vor der Serie bekommst du ein Muster, und die Serie beginnt erst nach deiner schriftlichen Freigabe. Welche Rolle wir bei einer Lohnabfüllung übernehmen, legen wir vor dem Auftrag schriftlich fest. Den Ablauf im Einzelnen beschreibt der Beitrag Lohnabfüllung Parfum: Ablauf von der Anfrage bis zur Lieferung.
Häufige Fragen
Wo kann man Parfum abfüllen lassen?
Bei Herstellern, die kosmetische Mittel nach guter Herstellungspraxis produzieren und ihre Chargen dokumentieren. Achte auf Nachweis, Muster vor der Serie, schriftliche Freigabe und klare Aussagen zur Rolle der verantwortlichen Person. Die zwölf Fragen oben helfen beim Vergleich. Namen von Anbietern nennen wir hier nicht.
Wie lange dauert es?
Das hängt von Duft, Verpackung und Sicherheitsbewertung ab. Als Standard planen wir mit 4 bis 6 Wochen von Briefing bis Versand. Die Sicherheitsbewertung läuft parallel und kann länger dauern als die Produktion. Den Zeitplan im Detail zeigt der Beitrag zum Ablauf.
Was kostet die Abfüllung?
Eine Pauschale gibt es nicht. Den Preis bestimmen Stückzahl, Duft, Flakon, Verschluss, Druck, Verpackung und Abfüllung, dazu kommen Einmalkosten für Muster und Druckvorbereitung. Frag deshalb nach den Bestandteilen und für welche Menge der Preis gilt.
Brauche ich eine Sicherheitsbewertung?
Ja. Für ein Parfum, das du unter eigenem Namen an Verbraucher verkaufst, ist vor dem Inverkehrbringen eine Sicherheitsbewertung nötig (Art. 10 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009). Mehr dazu im Beitrag CPSR für Parfum und auf der Seite CPSR bestellen.
Kann ich meine eigenen Flakons mitbringen?
In der Regel ja, das nennt man Beistellung. Kläre vorher, ob der Hersteller Flakon und Sprühkopf prüft, wer die Dichtigkeit testet und bis wann die Teile da sein müssen, weil Lieferzeiten Dritter den Plan verlängern.
Kann ich auch kleine Mengen abfüllen lassen?
Für kleinere Auflagen gibt es bei uns die Kleinserie im Konfigurator ab 20 Stück. Andere Hersteller haben andere Mindestmengen, frag danach. Die Wege nach Menge zeigt die Seite Eigene Marke.
Kurz zusammengefasst
- Bei der Lohnabfüllung produziert ein Hersteller dein Parfum unter deiner Marke, die Pflichten bleiben bei dir.
- Eine gute Anfrage nennt Menge je Duft, Duft oder Rezeptur, Flakon, Verpackung, Termin und Firmendaten.
- Zwölf Fragen helfen, Hersteller zu vergleichen: Standard, Chargen, Mindestmenge, Muster, Zeitplan, Kosten, Rezeptur, Rolle, Unterlagen, Versand, Verpackungsregister, Haftung.
- Die Sicherheitsbewertung früh beauftragen, die Freigabe schriftlich geben und Pflichtangaben von Anfang an einplanen.
- Lies ein Angebot nach Leistungsumfang, Menge, Terminen, Musterrunden und Rollenverteilung.
Quellen
- Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 über kosmetische Mittel, Art. 2, 4, 8, 10, 11, 13 und 19, konsolidierte Fassung vom 1. Mai 2026 auf eur-lex.europa.eu
- Kosmetik-Verordnung (KosmetikV), § 3 Anzeigepflichten und § 4 Sprache, auf gesetze-im-internet.de (Abruf 14. Oktober 2026)
Dein nächster Schritt
Geh die Checkliste durch und klär die zwei Rollenfragen, bevor du anfragst. Danach kannst du uns dein Projekt über die Projektanfrage zur Lohnabfüllung beschreiben oder dich auf der Seite Eigene Marke über die Wege nach Menge informieren. Weitere Orientierung gibt der Leitfaden zur eigenen Marke. Wenn du erst einen Duft entwickeln willst, hilft der Beitrag Briefing für die Duftentwicklung.
